Hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ sổ sách để kiểm toán báo cáo tài chính

1. Tại sao cần chuẩn bị hồ sơ sổ sách trước khi kiểm toán?

Việc chuẩn bị kỹ lưỡng hồ sơ sổ sách mang lại nhiều lợi ích:

• Rút ngắn thời gian làm việc với kiểm toán viên.
• Giảm rủi ro bị điều chỉnh hoặc bị ý kiến kiểm toán ngoại trừ.
• Góp phần thể hiện sự minh bạch trong quản lý tài chính.
• Chủ động rà soát sai sót trước khi kiểm toán chính thức diễn ra.

2. Danh sách hồ sơ sổ sách cần chuẩn bị cho kiểm toán

Dưới đây là danh mục hồ sơ sổ sách kế toán quan trọng cần chuẩn bị:

a. Hồ sơ pháp lý doanh nghiệp

• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
• Điều lệ công ty.
• Quyết định bổ nhiệm Giám đốc, Kế toán trưởng.
• Hợp đồng góp vốn, chuyển nhượng vốn (nếu có).

Nếu công ty không có kế toán trưởng có thể thuê từ dịch vụ kế toán ngoài

b. Báo cáo tài chính và sổ sách kế toán

• Báo cáo tài chính năm (đã ký, đóng dấu).
• Thuyết minh báo cáo tài chính.
• Sổ nhật ký chung, sổ cái, sổ chi tiết các tài khoản.
• Bảng cân đối phát sinh, cân đối kế toán.

c. Hóa đơn, chứng từ kế toán

• Hóa đơn bán ra, mua vào.
• Phiếu thu, chi, nhập, xuất.
• Hợp đồng kinh tế và biên bản nghiệm thu.
• Biên bản đối chiếu công nợ với đối tác.

d. Hồ sơ tài sản cố định

• Danh sách tài sản cố định.
• Hồ sơ mua sắm, thanh lý, biên bản giao nhận.
• Tính khấu hao và bảng phân bổ chi phí.

e. Hồ sơ ngân hàng và tiền mặt

• Sao kê tài khoản ngân hàng.
• Biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt.
• Giấy báo nợ/có, chứng từ thanh toán.

f. Hồ sơ thuế

• Báo cáo thuế GTGT, TNDN, TNCN theo quý/năm.
• Hồ sơ quyết toán thuế.
• Giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước.

3. Lưu ý quan trọng để tránh bị ý kiến ngoại trừ trong kiểm toán

Ý kiến kiểm toán ngoại trừ thường phản ánh việc doanh nghiệp không tuân thủ đầy đủ các nguyên tắc kế toán, hoặc hồ sơ sổ sách chưa đủ độ tin cậy để kiểm toán viên có thể đưa ra kết luận toàn diện. Để kiểm toán báo cáo tài chính “sạch”, doanh nghiệp cần đặc biệt chú trọng những điểm sau:

3.1. Ghi nhận doanh thu và chi phí đúng kỳ kế toán

Nhiều doanh nghiệp gặp lỗi phổ biến là ghi nhận sai kỳ, đặc biệt vào thời điểm cuối năm tài chính. Ví dụ, doanh thu phát sinh trong tháng 1 năm sau nhưng được ghi nhận trong tháng 12 năm trước để “làm đẹp sổ sách”, hoặc chi phí của năm nay được treo vào năm sau.

🔎 Kiểm toán viên sẽ rà soát kỹ hợp đồng, biên bản nghiệm thu, hóa đơn để xác định thời điểm ghi nhận doanh thu/chi phí. Nếu không phù hợp, đây có thể là nguyên nhân dẫn đến ý kiến ngoại trừ.

📌 Giải pháp: Áp dụng nguyên tắc dồn tích, đảm bảo các khoản doanh thu và chi phí được phân bổ đúng kỳ.

3.2. Đối chiếu công nợ định kỳ và có xác nhận công nợ bằng văn bản

Số dư công nợ với khách hàng và nhà cung cấp nếu không có biên bản đối chiếu công nợ hoặc xác nhận bằng văn bản sẽ bị xem là không đáng tin cậy. Đây là một điểm kiểm toán quan trọng, đặc biệt với những khoản công nợ lớn và kéo dài nhiều kỳ.

🔎 Nếu không có xác nhận, kiểm toán viên không thể xác minh tính chính xác của số dư, có thể đưa ra ý kiến ngoại trừ liên quan đến các khoản phải thu/phải trả.

📌 Giải pháp: Thực hiện đối chiếu công nợ với đối tác định kỳ (ít nhất mỗi quý), đặc biệt trước thời điểm chốt sổ cuối năm.

3.3. Tính khấu hao tài sản cố định phù hợp với quy định

Khấu hao tài sản không đúng thời gian, không đúng phương pháp, hoặc không có hồ sơ pháp lý đi kèm (hóa đơn, biên bản giao nhận…) sẽ bị xem là vi phạm quy định kế toán. Điều này ảnh hưởng đến chi phí được ghi nhận và giá trị tài sản còn lại trên báo cáo tài chính.

🔎 Kiểm toán viên sẽ xem xét hồ sơ mua sắm, quyết định ghi nhận tài sản, và phương pháp tính khấu hao để xác minh tính hợp lệ.

📌 Giải pháp: Lập hồ sơ đầy đủ cho từng tài sản cố định, cập nhật bảng khấu hao thường xuyên theo đúng quy định tại Thông tư 45/2013/TT-BTC và các văn bản hướng dẫn.

3.4. Đảm bảo tính nhất quán và minh bạch của hồ sơ sổ sách

Hồ sơ sổ sách thiếu nhất quán giữa các kỳ hoặc tồn tại các bút toán điều chỉnh không có giải trình hợp lý có thể khiến kiểm toán viên nghi ngờ về tính trung thực và hợp lý của báo cáo tài chính.

🔎 Việc thiếu logic kế toán hoặc sai sót nhỏ lặp đi lặp lại cũng có thể khiến kiểm toán viên đánh giá mức độ rủi ro cao, dẫn đến mở rộng phạm vi kiểm toán hoặc ghi nhận ý kiến loại trừ.

📌 Giải pháp: Thường xuyên rà soát sổ sách, đối chiếu giữa các bảng tổng hợp và sổ chi tiết, có nhật ký điều chỉnh rõ ràng, có giải trình và tài liệu hỗ trợ kèm theo.

3.5. Tuân thủ đầy đủ các chuẩn mực và chế độ kế toán Việt Nam (VAS)

Việc áp dụng không đầy đủ các Chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS) hoặc Chế độ kế toán doanh nghiệp (Thông tư 200/2014/TT-BTC hoặc 133/2016/TT-BTC) sẽ làm giảm độ tin cậy của báo cáo tài chính. Các trường hợp vi phạm thường gặp gồm: phân loại sai tài sản – nợ phải trả, không ghi nhận dự phòng, trình bày thiếu thuyết minh bắt buộc,…

🔎 Kiểm toán viên sẽ dựa trên các chuẩn mực để đánh giá việc lập và trình bày báo cáo tài chính. Vi phạm nghiêm trọng có thể dẫn đến ý kiến ngoại trừ hoặc từ chối đưa ra ý kiến.

📌 Giải pháp: Cập nhật kịp thời các thay đổi trong quy định kế toán, nhờ tư vấn từ đơn vị chuyên môn hoặc công ty kiểm toán.

Xem thêm: Dịch vụ kế toán trọn gói

4. Dịch vụ hỗ trợ kiểm toán của VTAC

Với kinh nghiệm lâu năm trong ngành, VTAC cung cấp dịch vụ kiểm toán báo cáo tài chính tối ưu cho doanh nghiệp:

• Tư vấn rà soát hồ sơ sổ sách trước khi kiểm toán.
• Thực hiện kiểm toán báo cáo tài chính đúng chuẩn mực.
• Hỗ trợ làm việc với cơ quan thuế khi cần.
• Đội ngũ kiểm toán viên chuyên nghiệp, hỗ trợ tận nơi.

5. Thông tin liên hệ

Công Ty TNHH Kiểm Toán Việt Tín (VTAC)

🏢Trụ sở chính: 444A-446 Cách Mạng Tháng 8, Phường 11, Quận 3, TP Hồ Chí Minh
🌐 Website: https://vtac.com.vn
📞 Hotline: 028 3990 6959
📱Phone: 0906 893 984 (Mr.Vân)
📱Phone: 0937 972 825 (Mr.Vinh)
📩 Email: info@vtac.com.vn

Bạn đang tìm kiếm một đơn vị kiểm toán độc lập chuyên nghiệp, uy tín và hiệu quả? Hãy để VTAC đồng hành cùng sự phát triển bền vững và minh bạch của doanh nghiệp bạn.